Potrivit unui nou studiu, două treimi dintre lucrătorii la distanță riscă să încalce liniile directoare GDPR prin imprimarea documentelor legate de muncă acasă.

Compania confidențială de mărunțire și gestionare a înregistrărilor a descoperit că 66% dintre lucrătorii de acasă au tipărit documente legate de muncă de când au început să lucreze de acasă, cu o medie de cinci documente în fiecare săptămână. Astfel de documente includ note de întâlnire / agende (42%), documente interne, inclusiv manuale de proceduri (32%), contracte și documente comerciale (30%) și chitanțe / formulare de cheltuieli (27%).

Mai mult, 20% dintre lucrătorii de acasă au admis că tipăresc informații confidențiale despre angajați, inclusiv salarizare, adrese și informații medicale, 13% având CV-uri sau formulare de cerere tipărite.

Problema este că, pentru a se conforma GDPR, tuturor companiilor care stochează sau procesează informații personale despre cetățenii UE din statele UE trebuie să aibă un proces eficient, documentat, auditabil, pentru colectarea, stocarea și distrugerea informațiilor personale.

Cu toate acestea, la întrebarea dacă au eliminat orice documente tipărite de când lucrează de acasă, 24% dintre respondenți au spus că nu le-au eliminat încă, deoarece intenționează să le ducă înapoi la birou și un alt 24% au spus că au folosit o mașină de tocat, dar a eliminat documentele în propriile lor deșeuri. Această metodă de eliminare nu este recomandată din cauza coșurilor de deșeuri personale care nu asigură suficientă securitate pentru deșeurile confidențiale și, prin urmare, îi lasă pe angajatori deschisi pentru o încălcare a datelor și potențiale amenzi.

Cel mai îngrijorător dintre toate, 8% dintre cei chestionați au declarat că nu intenționează să elimine documentele legate de muncă pe care le-au tipărit acasă, 7% spunând că nu au făcut acest lucru pentru că nu știu cum.

Mike Cluskey, director general la Go Shred, a declarat: „Imprimarea oricărei documentații care include informații personale despre angajați sau potențiali angajați este o activitate cu risc ridicat, deoarece aceste informații ar ajunge în mâinile greșite, ar putea fi folosite pentru a identifica pe cineva.

„Este destul de șocant să vedem că atât de mulți lucrători la domiciliu tipăresc articole precum salarizarea și informații personale precum adrese. Chiar și documentele interne, cum ar fi notele de întâlnire și ordinea de zi, pot fi riscante, așa că ar trebui luate măsuri de precauție suplimentare pentru a le elimina în mod corespunzător. ”

Este vital ca liderii de afaceri să-și revizuiască procesele actuale și să își educe personalul cu privire la orientările actuale, deoarece lucrul de acasă necesită un standard de securitate diferit de cel de la birou, în special în ceea ce privește securitatea datelor și eliminarea informațiilor confidențiale, a adăugat Cluskey.

Sursa: https://www.infosecurity-magazine.com/news/workers-printing-docs-home/