Ca proprietar de companie mica sau mijlocie probabil ca ati cochetat cu ideea de a externaliza anumite aspecte ale afacerii dumneavoastra. Beneficiile externalizarii par evidente, asa cum sunt ele prezentate de multi dintre expertii din industrie ca fiind solutia ideala pentru cei care vor sa faca economie. Si cine nu vrea sa faca economie? Dusa la extrem, aceasta tendinta aproape ca va sustine posibilitatea unei companii fara niciun angajat, cu toate serviciile externalizate.

Dar exista oare si alte aspecte in ce priveste externalizarea? Care sunt celelalte motive pentru care foarte multe firme aleg aceasta optiune? Cum ramane cu serviciile de care aveti nevoie dar care nu sunt atat de usor de cuantificat?

In acest articol vom atinge cele 3 mari puncte ale externalizarii – motive, riscuri, avantaje – mai ales in domeniul tehnologiei informationale (IT). Si, ca bonus, va vom spune cateva ‘tips &tricks’ despre cum sa relationati mai bine cu cei care va ofera suportul IT (indiferent ca sunt angajati proprii sau o firma specializata).

Motive

Potrivit studiului ‘Outsourcing Index 2000’ realizat de Outsourcing Institute, sunt multe motive pentru care companiile aleg externalizarea. Iata care sunt cel mai des mentionate dintre ele:

1. Reducerea si controlul costurilor operationale.

Cand externalizati, eliminati costurile asociate angajarii cum ar fi training, asigurare de sanatate, impozite, taxe, etc.

2. Imbunatatirea focusului companiei.

Nu este nici practic si nici posibil sa incercati sa fiti Napoleon. Nu le veti face niciodata pe toate la fel de bine ca un profesionist. Externalizarea va ajuta sa va concentrati pe ceea ce va pricepeti. Lasati firma de IT sa se concentreze ea pe problemele de IT (adica pe ceea ce se pricepe).

3. Castigati acces la resurse.

ROI-ul este mult mai mare atunci cand externalizati serviciile catre firme specializate. In locul cunostintelor unei singure persoane va puteti folosi de pregatirea, expertiza si experienta unei intregi echipe de profesionisti IT. Companiile specializate au de obicei angajati certificati si bine trainuiti in domeniu.

4. Resurse interne pentru alte scopuri.

Poate ca aveti pe cineva in birou care se pricepe putin si la computere, dar in mod sigur, nu pentru asta l-ati angajat. Si daca el se ocupa de IT, cine face treaba pe care trebuia el sa o faca? Oricum ii va lua probabil mai mult timp sa rezolve o problema de IT decat i-ar lua unui profesionist. Tocmai ati pierdut si timp si bani.

5. Resurse care nu sunt disponibile intern.

Pe de alta parte, poate ca nu aveti pe nimeni in companie care sa se priceapa si la IT. Angajarea unui om pentru asta ar veni cu un pachet intreg de noi cheltuieli care poate nu era programat in buget. Externalizarea este o alternativa buna atat pe termen scurt cat si pe termen lung.

6. Maximizarea beneficiilor din restructurari.

Atunci cand restructurati pentru a scade costurile, pentru a creste calitatea sau viteza, functiile secundare ale companiei ar putea fi marginalizate. Chiar daca nu sunt principale, fara ele firma poate sa moara destul de repede totusi. Si cineva trebuie sa le faca si pe acestea si sa le faca bine. Externalizarea este solutia optima in acest caz. Nu va auto-sabotati eforturile de restructurare neglijand nevoile secundare ale companiei.

7. Functie greu de gestionat sau in afara controlului.

Acesta este cu siguranta un scenariu in care doar externalizarea catre o companie profesionista poate face diferenta. Dar nu faceti greseala sa credeti ca puteti uita de problema acum ca se ocupa cineva de ea. Tot este nevoie sa va implicati chiar si dupa ce controlul a fost redobandit.

8. Fonduri disponibile.

Prin externalizarea functiilor secundare ale companiei, capitalul se poate orienta catre functiile principale.

9. Reducerea riscurilor.

Sa tineti pasul cu tehnologia de care are nevoie afacerea dumneavoastra pentru a functiona la parametri optimi poate sa va consume mult timp si sa va coste multi bani. Specialistii IT stiu deja ce va trebuie. Genul acesta de informatii si experienta reduce dramatic riscul implementarii unor decizii tehnice gresite.

Riscuri

De fiecare data cand dati altcuiva responsabilitatea pentru un aspect al afacerii dumneavoastra, fie ca este vorba de un angajat full-time sau de o firma specializata, exista un risc. Oare ati angajat omul potrivit? Oare ati ales cea mai capabila companie? Vor face ei oare ce trebuie sa faca? Cum se vor adapta cerintelor, departamentelor, colegilor? Pe foarte scurt, acestea sunt intrebarile pe care si le pune orice companie mica sau mijlocie atunci cand incepe colaborarea cu un nou om/ o noua firma.

Potrivit DR. Yvonne Lederer Antonucci, profesor la MIS si Decision Sciences la School of Business din cadrul Widener University din SUA, in articolul ‘Pro si Contra in Externalizarea IT’, proprietarii de afaceri care se gandesc sa externalizeze serviciile IT trebuie sa fie atenti mai ales la:

1. Unele functii IT nu sunt asa de usor de externalizat.

IT-ul afecteaza intreaga organizatie, de la cel mai mic angajat pana la sisteme automatizate de productie. Fiti sigur ca firma angajata este capabila sa se ocupe de cele mai importante si grele nevoi IT ale afacerii dumneavoastra!

2. Puteti pierde controlul.

Unii sustin ca o companie IT nu poate fi controlata la fel de bine ca un angajat IT pe care il aveti sub supraveghere in propria ‘ograda’. Alte griji se invart in jurul confidentialitatii datelor si a recuperarii datelor in caz de dezastru. Oricum ar fi, aceste aspecte trebuie discutate atat cu angajatul cat si cu firma aleasa.

3. Moralul angajatilor poate fi afectat.

Acest aspect poate aparea in cazul in care concediati oameni pentru a face loc firmei catre care externalizati.

4. Puteti sa ramaneti ‘incuiati pe dinauntru’.

Daca firma de IT nu pastreaza o evidenta a muncii sale si daca dumneavoastra nu pastrati intr-un mod ordonat toate informatiile primite de la compania de IT, atunci va puteti trezi in incapacitatea de a va accesa propriile servere, de exemplu.

Toate aceste riscuri pot fi depasite foarte usor daca atacati intrebarile potrivite atunci cand sunteti in discutii cu o companie IT catre care sa externalizati serviciile.

Avantaje

Inca nu sunteti siguri daca sa externalizati sau nu?  Potrivit lui Antonucci, sunt mai multe avantaje decat riscuri.

1. Acces la cele mai noi tehnologii.

Probabil ca ati observat cat de repede evolueaza tehnologiile software si hardware in aceasta industrie. Cum ar putea o singura persoana sa tina pasul cu toate aceste informatii? Externalizarea va ofera beneficiul de a avea mai multi profesionisti la dispozitie. Si, de vreme ce aceasta este activitatea lor de baza, acestia sunt in masura sa va invete exact cum si unde sa investiti bugetul de IT.

2. Economii.

Externalizarea serviciilor IT vine la pachet cu reduceri substantiale in cazul achiztiilor si a leasing-ului IT. Intotdeauna este mai ieftin sa cumperi en-gros sau sa cumperi de la distribuitori parteneri. Iar compania de IT are posibilitatea sa le faca pe amandoua.

3. Personal de calitate.

Pentru ca este activitatea lor de baza, firmele specializate in IT angajeaza numai oameni cu certificari si calificari dedicate. Este foarte putin probabil sa stiti exact care sunt certificarile de care are nevoie un angajat pentru a face operatiunile IT ale afacerii dumneavostra.

4. Flexibilitate.

Resursele multiple ale firmei de IT versus resursele limitate ale unui simplu angajat.

Concluzie

Acum ca ati vazut care sunt riscurile si avantajele asociate cu externalizarea IT, aveti la ce sa va ganditi. Fie ca va hotarati sa externalizati sau sa angajati un om dedicat, ceea ce trebuie sa stiti in primul rand este cum sa pastrati o relatie buna cu cei care se ocupa de IT. Da, recunoastem, uneori nu suntem cei mai comunicativi oameni de pe planeta, asa ca ar fi de ajutor sa:

• Formulati clar si la obiect intentiile si obiectivele
• Aveti un plan bine pus la punct
• Alegeti firma potrivita/angajatul potrivit dupa referinte si documentare asidua
• Insistati sa aveti un plan sau un contract care include asteptarile fiecarei parti implicate, inclusiv aspectele financiare
• Pastrati o buna comunicare
• Implicati in decizii specialistii in domeniu